A Shadow IT é um problema que cresceu nos últimos tempos, sendo um assunto que não pode ser ignorado pelos gestores de empresas. Afinal, quaisquer práticas ou tecnologias que não são de conhecimento dos administradores podem atrapalhar a rotina corporativa. Outro perigo é o fato de que a segurança da informação é colocada em risco, deixando o negócio mais vulnerável a ciberataques.
Assim, continue esta leitura para entender o que é a Shadow IT e como isso pode prejudicar sua empresa. Também trouxemos as melhores práticas e estratégias para evitar esse problema. No fim, você saberá como melhorar a cibersegurança e resultados do seu negócio!
Shadow IT: o que é?
Também chamado de TI invisível, a Shadow IT são as tecnologias, dispositivos e serviços utilizados pelos colaboradores na rotina de trabalho sem o conhecimento do administrador. Ou seja, não há a autorização expressa para que essas ferramentas sejam utilizadas na prática.
Muitas vezes esses dispositivos são utilizados quando a infraestrutura atual não atende as necessidades do setor. Assim, a Shadow IT é usada para suprir essas necessidades.
Quais os prejuízos que a Shadow IT é capaz de trazer à sua empresa?
A Shadow IT é um problema que pode trazer muitos impactos que prejudicam diretamente o desenvolvimento do seu negócio. Confira os principais deles abaixo.
Vazamentos de informações sensíveis
Um ambiente de TI deve ter todos os instrumentos para que os colaboradores desenvolvam suas atividades e alcancem suas metas. Quando isso não é fornecido, seu pessoal pode usar programas que não são seguros nem têm procedência confiável.
Imagine que um colaborador instale um programa desconhecido que o ajude a se organizar na rotina. Isso aumenta a probabilidade de que informações relevantes sejam vazadas, seja por ciberataques ou subtração de dados.
Como consequência, a reputação da empresa será diretamente prejudicada pelo vazamento de informações. Pois muitas pessoas não terão mais confiança na organização.
Falhas em controles internos da empresa
Controles internos monitoram o desempenho e a produtividade do time, bem como garantem a qualidade dos processos e do seu produto. Quando são instalados e utilizados programas que não foram autorizados, você não consegue monitorar as atividades desempenhadas pelo pessoal.
Além disso, seu time de TI terá complicações para realizar manutenções periódicas das máquinas com softwares não autorizados. Mesmo com uma limpeza nos sistemas, por exemplo, esses aplicativos serão instalados novamente e continuamente surgirão falhas de segurança.
Isso gera pontos cegos nos controles internos e na gestão de ativos. Para administrar os bens eficientemente, a empresa pode aplicar a norma ISO 55000. Ela traz um conjunto de padrões e boas práticas que ajudam a rastrear ativos, aumentar sua disponibilidade, otimizar o uso de ativos, entre outros objetivos.
Aumento dos riscos de segurança
Caso um colaborador utilize um sistema ou dispositivo por conta própria, ele pode ter falhas de segurança e vulnerabilidade. Consequentemente, essas brechas fazem com que cibercriminosos infectem a máquina, seus servidores e a rede.
Isso ocorre pois é difícil se proteger contra ameaças externas com a Shadow IT, afinal os dispositivos empregados não são gerenciados pelo departamento de TI. Por exemplo, as soluções podem estar desatualizadas ou não seguir padrões de segurança, maximizando as chances de infecção.
Problemas na comunicação
Comunicação é um aspecto crucial para que todos do departamento consigam desempenhar suas funções adequadamente. Quaisquer falhas podem resultar em atrasos, tarefas feitas erroneamente, retrabalho, entre outros problemas.
É importante que um colaborador sempre acione um profissional da TI se precisar instalar algum software. Esse profissional identifica os programas que estão instalados e, assim, consegue ter um controle maior sobre a tecnologia.
Negligenciar esse aspecto fortalece a cultura de Shadow IT, pois o pessoal instalará cada vez mais aplicativos estranhos. Isso faz com que o time de TI não identifique problemas facilmente, gerando ruídos na comunicação da empresa. Consequentemente, essa situação também gerará entraves na convivência entre as equipes.
Diminuição na produtividade do time
É possível que muitos dispositivos que fazem parte da Shadow IT não sejam os mais adequados para os colaboradores desempenharem suas atividades. Por isso, o time deve utilizar as soluções escolhidas pelos gestores para melhorar a produtividade.
Além disso, os colaboradores podem instalar aplicativos que não estão ligados às suas atividades principais. Alguns exemplos são apps de redes sociais e games, que deixam os colaboradores ociosos, prejudicam o ambiente de trabalho e a segurança.
Aumento de gastos
Quem implementa soluções não autorizadas pode não ter conhecimento sobre o custo de implementação e manutenção das tecnologias. Portanto, a empresa arca com gastos desnecessários com controles e manutenções, além de ocupar tempo dos técnicos de TI.
Como lidar com esse problema da Shadow IT?
Se você identificou problemas de Shadow IT ou quer evitar que eles ocorram, então leia os tópicos seguintes. Neles explicamos as principais estratégias que podem ser aplicadas na empresa.
Faça uma auditoria detalhada
Auditoria de TI é o processo no qual analisamos uma área de forma minuciosa, buscando entender como elas são feitas e delegadas.
Ao investir nessa atividade, os gestores de TI conhecem melhor sobre as tecnologias aplicadas nos setores da empresa. Com esse conhecimento, eles sabem os aplicativos que são preferidos dos gestores e podem criar um plano de gestão que os inclua.
Ofereça diferentes opções
Colaboradores podem fazer o download de outros softwares pelo fato de a opção exigida pela empresa não satisfazer as suas necessidades. Nesse caso, os gestores podem oferecer mais de uma escolha de aplicativo, mas que também seja adequado ao negócio.
Conscientize todo o pessoal
Funcionários podem utilizar aplicativos estranhos por desconhecer os riscos envolvidos nessa prática. Assim, o seu time deve estar alinhado aos mesmos objetivos, conhecer a Shadow TI e entender a importância de usarem apps em compliance com a empresa.
Para alinhar o pessoal, faça reuniões para explicar sobre o assunto. Outra medida é orientar os técnicos de TI sobre a prática, para que eles identifiquem quais aplicativos estão sendo utilizados.
Invista na configuração na nuvem e monitoramento
Use a computação em nuvem para ampliar o seu monitoramento. Com uma plataforma cloud, gestores poderão acompanhar melhor o ambiente de TI da empresa. Isso inclui ativos como os softwares instalados, uso dos hardwares (peças físicas) e as atividades desempenhadas pelo time.
Você pode contar com uma consultoria de TI para minimizar os riscos da Shadow IT e garantir que seu negócio utilize os programas que trazem os melhores resultados. Um serviço especializado identificará suas necessidades e entregará as orientações necessárias para maximizar o desempenho do ambiente de TI.
Confira nosso conteúdo que explica como você pode otimizar o gerenciamento de vulnerabilidades da sua empresa!